Termini e Condizioni di Utilizzo – VoiceMail

1. Identità del Fornitore

Il servizio VoiceMail è fornito da:
INVESTIMENTO DIGITALE SRL
Sede legale: Via Corletto 2/C, 41043 Formigine (MO), Italia
P. IVA / C.F.: 03985080369
REA: MO-433675
PEC: investimentodigitalesrl@pec.it
(di seguito, il "Fornitore")

2. Ambito di Applicazione

Il servizio VoiceMail è offerto sia a clienti privati che agiscono per finalità estranee alla propria eventuale attività professionale (di seguito, "Clienti Privati" o utenti "B2C"), sia a imprese, professionisti ed enti che agiscono per scopi riconducibili alla propria attività professionale o imprenditoriale (di seguito, "Clienti Aziendali" o utenti "B2B"). I presenti Termini e Condizioni si applicano a entrambe le categorie (di seguito, indistintamente, l'"Utente" o il "Cliente"); le disposizioni specifiche per ciascuna categoria sono indicate nelle rispettive sottosezioni contrassegnate "B2C" o "B2B" all'interno degli articoli seguenti.

3. Oggetto del Contratto

I presenti Termini e Condizioni disciplinano l'accesso e l'utilizzo del servizio VoiceMail, una piattaforma software fornita in modalità Software as a Service (SaaS) per la gestione unificata di più caselle di posta elettronica, con funzionalità avanzate di ricerca, organizzazione e funzionalità di supporto basate su intelligenza artificiale.

Il servizio è accessibile tramite il sito web www.voicemail.hypy.it e, in alternativa o in aggiunta, tramite applicazione mobile per dispositivi iOS e Android. Le funzionalità disponibili su web e su app mobile sono sostanzialmente equivalenti, salvo dove diversamente specificato in queste pagine legali.

Il servizio è attualmente disponibile solo per utenti con sede o residenza fiscale in Italia: la registrazione e l'acquisto (sia da web sia da app) sono soggetti a questa restrizione geografica.

3.1 Descrizione sintetica delle funzionalità principali

Il servizio comprende, in particolare:

• Collegamento e gestione di caselle email di più provider (Gmail/Google Workspace tramite OAuth, Outlook/Microsoft 365 tramite OAuth, altri provider tramite configurazione manuale IMAP/SMTP), con sincronizzazione dei messaggi, lettura del corpo e degli allegati, invio di risposte e nuove email, inoltro, gestione di etichette/cartelle e bozze;
• Ricerca avanzata su più caselle contemporaneamente, con risultati paginati;
• Rubrica contatti, popolata automaticamente a partire dai mittenti/destinatari delle email sincronizzate;
• Funzionalità di intelligenza artificiale a supporto della gestione della posta, descritte in dettaglio all'art. 12 e nell'Informativa sull'uso dell'Intelligenza Artificiale;
• Profili AI personalizzabili per singolo contatto (tono, stile, contesto), eventualmente arricchiti da documenti caricati dall'Utente (es. listini, contratti, materiali di riferimento);
• Un modello di consumo a crediti per le funzionalità a consumo (v. art. 8.4) e piani in abbonamento con crediti mensili inclusi;
• Acquisto di pacchetti crediti aggiuntivi e di spazio di archiviazione aggiuntivo, oltre a quanto incluso nel piano;
• Assistenza clienti tramite sistema di ticket accessibile dall'area account.

3.2 Requisiti Tecnici e Interoperabilità

Per utilizzare il servizio da browser web è necessaria una connessione internet e un browser aggiornato tra quelli comunemente supportati (Chrome, Firefox, Safari, Edge, nelle versioni correnti). Per l'app mobile, i requisiti minimi di sistema operativo (iOS/Android) sono quelli indicati nella rispettiva scheda dell'app su App Store e Google Play, aggiornati periodicamente in base alle versioni via via supportate dai negozi applicativi. Il servizio non applica misure di protezione tecnica (DRM) ai contenuti dell'Utente.

4. Natura del Servizio e Licenza d'Uso

Il Fornitore concede all'Utente una licenza d'uso personale, non esclusiva, non trasferibile e non sublicenziabile del servizio VoiceMail, limitatamente alla durata dell'abbonamento attivo.

Il software non è venduto, ma concesso in licenza.

5. Registrazione e Creazione dell'Account

Per utilizzare il servizio è necessario creare un account personale.

5.1 Clienti Privati (B2C)

L'Utente dichiara e garantisce che:

• ha compiuto 18 anni di età;
• i dati forniti in fase di registrazione sono veritieri e aggiornati;
• l'uso del servizio avviene nel rispetto della legge e dei presenti Termini.

L'Utente è responsabile della riservatezza delle proprie credenziali di accesso.

5.2 Clienti Aziendali (B2B)

Il Cliente è responsabile della gestione degli account e delle credenziali di accesso assegnati ai propri dipendenti/collaboratori autorizzati a utilizzare il servizio, e di assicurare che tali soggetti rispettino i presenti Termini e l'Acceptable Use Policy.

6. Ruolo del Cliente come Titolare Autonomo dei Dati dei Propri Corrispondenti (Clienti B2B)

Quando il Cliente collega al servizio una o più caselle email aziendali, il Fornitore tratta, per conto del Cliente, anche i dati personali dei corrispondenti presenti in tali email (clienti, fornitori, dipendenti, collaboratori del Cliente). In questo rapporto:

• il Cliente agisce quale Titolare del trattamento di tali dati;
• il Fornitore agisce quale Responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR;
• il trattamento è disciplinato dal Data Processing Agreement (DPA), disponibile su richiesta e parte integrante del rapporto contrattuale.

Il Cliente garantisce di avere una base giuridica adeguata per il trattamento dei dati dei propri corrispondenti e di aver fornito, ove necessario, l'informativa richiesta dall'art. 13/14 GDPR ai soggetti interessati.

7. Periodo di Prova Gratuito

Il Fornitore offre un periodo di prova gratuito di 7 (sette) giorni, con un credito di benvenuto di 1000 crediti utilizzabili per le funzionalità a consumo del servizio, durante il quale l'Utente può utilizzare il servizio senza costi.

Al termine del periodo di prova, salvo disdetta, l'abbonamento si convertirà automaticamente in un abbonamento a pagamento secondo il piano scelto. Per il dettaglio completo delle condizioni di prova gratuita e di rinnovo automatico, consulta l'Informativa sulla prova gratuita e sul rinnovo automatico.

8. Abbonamenti, Pagamenti e Fatturazione

Il servizio è offerto in abbonamento con pagamento anticipato tramite il provider Stripe. Dall'app mobile, l'acquisto può inoltre avvenire tramite un link di pagamento esterno al negozio applicativo (Apple/Google), che indirizza comunque il pagamento a Stripe.

8.1 Fatturazione – Clienti Privati (B2C)

Per i clienti privati (persone fisiche), il Fornitore emette fattura elettronica in formato FatturaPA sulla base del Codice Fiscale fornito in fase di registrazione dei dati di fatturazione (verificato contro i dati anagrafici indicati) e la recapita tramite il codice destinatario convenzionale "0000000" previsto dalla normativa SDI per i consumatori privati, che la rende disponibile nel Cassetto Fiscale del cliente presso l'Agenzia delle Entrate.

8.2 Fatturazione – Clienti Aziendali (B2B)

Per i clienti aziendali, la Partita IVA inserita viene verificata in automatico: prima tramite il servizio ufficiale VIES (validità della Partita IVA a livello UE), poi — se l'azienda risulta iscritta al Registro delle Imprese — tramite il prodotto "Company" di OpenAPI, che recupera i dati reali dell'azienda (ragione sociale, sede, PEC, Codice Destinatario SDI, stato di attività) direttamente dal Registro ufficiale tenuto dalle Camere di Commercio. Il Codice Destinatario così ottenuto (o quello indicato manualmente dal Cliente, ad es. per i liberi professionisti non iscritti al Registro) viene utilizzato per la fattura elettronica. PEC e Codice Destinatario SDI sono dati obbligatori per tutti i clienti aziendali italiani.

In entrambi i casi, il Fornitore trasmette la fattura elettronica attraverso il Sistema di Interscambio (SDI), come previsto dalla normativa fiscale italiana, tramite il provider tecnico OpenAPI (openapi.com, prodotto "Invoice"). L'emissione riguarda sia le fatture sia le eventuali note di credito (es. a seguito di rimborso): entrambe vengono generate e trasmesse in automatico, in tempo reale, senza necessità di richiesta da parte del Cliente. In caso di errore di trasmissione, l'invio viene ripetuto e monitorato internamente fino al buon esito.

8.3 Rinnovo Automatico

Il rinnovo dell'abbonamento è automatico, salvo disdetta da parte dell'Utente prima della data di rinnovo. L'Utente può gestire il proprio abbonamento (inclusa la disdetta) dall'area profilo o dal portale clienti Stripe.

8.4 Modello di Consumo a Crediti

Alcune funzionalità del servizio (es. sincronizzazione delle email, apertura del corpo/allegati, ricerca avanzata, generazione e revisione di bozze tramite intelligenza artificiale, trascrizione vocale, creazione di profili AI) hanno un costo espresso in crediti. Il costo di ciascuna azione è un valore fisso per tipologia di azione, indipendente dal numero di email coinvolte, dalla lunghezza del testo generato o dalla durata dell'audio trascritto; i valori correnti possono essere consultati in area profilo/crediti all'interno del servizio e sono soggetti a variazione secondo quanto previsto all'art. 18.

Ogni piano in abbonamento include una dotazione di crediti mensile. L'Utente può inoltre acquistare, tramite Stripe, pacchetti di crediti aggiuntivi one-time e spazio di archiviazione aggiuntivo rispetto a quanto incluso nel proprio piano, con le medesime modalità di pagamento descritte in questo articolo.

I prezzi, i piani disponibili, la durata dei periodi di fatturazione e le eventuali condizioni promozionali sono indicati sul sito prima della conclusione dell'acquisto.

Il Fornitore si riserva il diritto di modificare prezzi e piani, dandone comunicazione all'Utente con congruo preavviso. Le modifiche non si applicano ai periodi già fatturati.

8.5 Rimborsi

Per gli abbonamenti, l'Utente può richiedere il rimborso entro 14 giorni dalla data del pagamento tramite l'apposita funzione self-service disponibile in area profilo (o nell'app mobile). La richiesta viene eseguita immediatamente e in automatico dal sistema, senza revisione manuale preventiva: il pagamento viene rimborsato tramite Stripe, l'abbonamento viene annullato e viene emessa la relativa nota di credito fiscale.

Per i pacchetti di crediti acquistati singolarmente (non in abbonamento), l'Utente può analogamente richiedere il rimborso entro 14 giorni dalla data di acquisto tramite la stessa funzione self-service (area profilo, sezione Fatture, o nell'app mobile), a condizione che i crediti di quel pacchetto non siano ancora stati utilizzati. Non appena l'Utente inizia a utilizzare i crediti acquistati, o trascorsi i 14 giorni, il rimborso self-service non è più disponibile.

Per lo spazio di archiviazione aggiuntivo (pacchetti storage), acquistabile in abbonamento ricorrente al pari del piano principale e cumulabile su più pacchetti attivi contemporaneamente, l'Utente può in qualsiasi momento disdire il rinnovo automatico di un singolo pacchetto dall'area profilo (o dall'app mobile): il pacchetto resta attivo fino alla fine del periodo già pagato e non viene più rinnovato. L'Utente può inoltre richiedere il rimborso di un pacchetto storage entro 14 giorni dalla data di acquisto, con le stesse modalità self-service e alla stessa condizione previste per l'abbonamento al piano principale (nessun credito del servizio ancora utilizzato dal momento del pagamento): il pacchetto viene annullato immediatamente su Stripe e viene emessa la relativa nota di credito fiscale.

Per i Clienti Privati (B2C), oltre ai rimborsi self-service sopra descritti, è previsto il diritto di recesso secondo quanto indicato nelle Istruzioni e modulo di recesso. Tale diritto, previsto dal Codice del Consumo, si applica esclusivamente ai consumatori: per i Clienti Aziendali (B2B) la disdetta è regolata dall'art. 10.2.

9. Livello di Servizio (SLA) e Assistenza

Non è previsto un SLA formale sull'uptime del servizio (nessuna percentuale di disponibilità garantita contrattualmente). È invece previsto un tempo di risposta target per le richieste di assistenza, differenziato in base al piano di abbonamento e calcolato dall'ultimo messaggio ricevuto dall'utente:

• Piano Business: entro 12 ore
• Piano Pro: entro 24 ore
• Piano Starter: entro 48 ore
• Nessun piano attivo (es. periodo di prova): entro 72 ore

Si tratta di un tempo di risposta target (ore solari, non lavorative), monitorato internamente dal team di assistenza, non di un SLA con penali o rimborsi contrattuali in caso di mancato rispetto. Per i Clienti Aziendali (B2B), un SLA dedicato con condizioni diverse può essere concordato separatamente per esigenze specifiche del Cliente.

10. Cancellazione, Durata, Recesso e Risoluzione

10.1 Clienti Privati (B2C)

L'Utente può cancellare autonomamente il proprio account in qualsiasi momento tramite l'area profilo.

La cancellazione comporta:

• la cessazione dell'accesso al servizio;
• la chiusura dell'abbonamento;
• la gestione dei dati secondo quanto previsto dalla Privacy Policy.

Per l'esercizio del diritto di recesso, vedi l'art. 8.5 e le Istruzioni di Recesso.

10.2 Clienti Aziendali (B2B)

Il contratto ha la durata indicata nel piano sottoscritto e si rinnova automaticamente salvo disdetta secondo le modalità indicate in area profilo o nel portale clienti Stripe. Il Fornitore può sospendere o risolvere il contratto in caso di violazione grave dei presenti Termini o dell'Acceptable Use Policy.

11. Utilizzo Corretto del Servizio

È vietato utilizzare il servizio per:

• finalità illecite;
• violazioni di diritti di terzi;
• compromettere la sicurezza del sistema;
• trattare dati personali in violazione della normativa vigente.

Il Fornitore si riserva il diritto di sospendere o chiudere l'account in caso di utilizzo improprio. Per i Clienti Aziendali (B2B) si applica inoltre l'Acceptable Use Policy.

12. Funzionalità di Intelligenza Artificiale

Il servizio integra diverse funzionalità basate su sistemi di intelligenza artificiale, forniti in parte da terze parti e in parte tramite infrastruttura gestita direttamente dal Fornitore. In particolare:

• generazione di bozze di risposta alle email ricevute, sulla base del contenuto della conversazione;
• composizione di nuove email a partire da un'istruzione fornita dall'Utente (testuale o vocale);
• revisione di bozze già generate, su richiesta di modifica dell'Utente;
• trascrizione vocale (dettatura) per fornire istruzioni all'AI parlando anziché scrivendo;
• profili AI per contatto, che permettono di personalizzare tono e stile delle bozze generate per un determinato interlocutore, anche sulla base di documenti caricati volontariamente dall'Utente (funzionalità di tipo RAG - Retrieval Augmented Generation);
• riconoscimento testo (OCR) su immagini e documenti scansionati allegati, per renderne il contenuto disponibile alla ricerca e all'uso da parte dell'AI;
• ricerca in tempo reale su pagine web: se l'Utente indica esplicitamente un indirizzo internet nell'istruzione data all'AI, il servizio può recuperare il contenuto testuale di quella pagina per utilizzarlo nella generazione della risposta.

Le suddette funzionalità operano sempre su iniziativa esplicita dell'Utente (per i Clienti Aziendali, dei propri utenti autorizzati): il servizio non genera né invia autonomamente comunicazioni per conto dell'Utente. I contenuti generati dall'intelligenza artificiale hanno natura di mera bozza/supporto: l'invio effettivo di una email resta sempre un'azione manuale e consapevole dell'Utente, che è responsabile della verifica e correttezza del contenuto prima dell'invio.

Per il dettaglio sui fornitori coinvolti, sul trattamento dei dati personali nell'ambito di queste funzionalità e sulle relative garanzie, si rimanda all'Informativa sull'uso dell'Intelligenza Artificiale.

13. Proprietà Intellettuale

13.1 Proprietà Intellettuale del Servizio

Tutti i diritti di proprietà intellettuale relativi al servizio VoiceMail sono di esclusiva titolarità del Fornitore. È vietata qualsiasi riproduzione o utilizzo non autorizzato.

13.2 Proprietà Intellettuale sui Contenuti Generati (Clienti Aziendali B2B)

Il Cliente mantiene la titolarità dei contenuti (email, allegati, istruzioni) forniti al servizio. Le bozze generate dall'intelligenza artificiale sono prodotte sulla base dei documenti caricati dal Cliente (o dai suoi utenti autorizzati) e delle istruzioni fornite dall'utente stesso, e sono in ogni caso sottoposte alla revisione dell'utente autorizzato prima dell'invio: nessuna comunicazione viene trasmessa in autonomia dal sistema senza un'azione esplicita dell'utente (v. art. 12). Il Cliente è pertanto titolare del contenuto definitivo effettivamente inviato, in quanto risultato dei propri documenti, delle proprie istruzioni e della propria revisione e decisione finale.

Per quanto riguarda l'output grezzo prodotto dai modelli di intelligenza artificiale sottostanti (Anthropic, OpenAI, modelli open-weight self-hosted dal Fornitore), il Fornitore non vanta alcun diritto sui contenuti generati per il Cliente. Il Fornitore non garantisce tuttavia che tale output sia esente da rivendicazioni di terzi relative ai modelli o ai dati di addestramento sottostanti, e declina ogni responsabilità al riguardo, fermo restando quanto previsto all'art. 14 (Limitazione di Responsabilità).

14. Limitazione di Responsabilità

Il servizio è fornito "così com'è".

Nei limiti consentiti dalla legge, il Fornitore non risponde di:

• interruzioni del servizio;
• perdita di dati non imputabile a dolo o colpa grave;
• danni indiretti o consequenziali derivanti dall'uso del servizio da parte dell'Utente o dei suoi utenti autorizzati.

15. Riservatezza (Clienti Aziendali B2B)

Ciascuna Parte si impegna a mantenere riservate le informazioni di natura confidenziale di cui venga a conoscenza nell'ambito dell'esecuzione del contratto, salvo obblighi di legge.

16. Trattamento dei Dati Personali e Data Processing Agreement (DPA)

Il trattamento dei dati personali avviene nel rispetto del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) ed è disciplinato dalla Privacy Policy e dall'Informativa sull'uso dell'Intelligenza Artificiale disponibili sul sito.

Nell'ambito dell'erogazione del servizio, il Fornitore tratta dati personali per conto dell'Utente, agendo in qualità di Responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR. Il trattamento è disciplinato dal Data Processing Agreement (DPA), parte integrante dei presenti Termini.

17. Sub-responsabili e Trasferimenti Extra UE

L'Utente autorizza il ricorso a sub-responsabili (es. hosting, pagamenti, intelligenza artificiale). L'elenco nominativo aggiornato è pubblicato nella Pagina Sub-responsabili. Eventuali trasferimenti extra UE avvengono nel rispetto delle garanzie previste dal GDPR.

18. Modifiche al Servizio e ai Termini

Il Fornitore si riserva il diritto di modificare il servizio e i presenti Termini, dandone comunicazione all'Utente con congruo preavviso.

19. Legge Applicabile e Foro Competente

I presenti Termini sono regolati dalla legge italiana.

19.1 Clienti Privati (B2C)

Per gli utenti consumatori è competente in via esclusiva il foro del luogo di residenza o domicilio del consumatore, ai sensi dell'art. 66-bis del Codice del Consumo.

19.2 Clienti Aziendali (B2B)

Per le controversie tra imprese è competente in via esclusiva il Foro di Modena, salvo diverso accordo scritto tra le Parti.

20. Clausole Soggette ad Approvazione Specifica (Clienti Aziendali B2B)

Per i Clienti Aziendali (B2B), ai sensi e per gli effetti degli articoli 1341 e 1342 del Codice Civile, le seguenti clausole dei presenti Termini richiedono un'approvazione specifica e distinta rispetto alla generale accettazione del contratto: art. 8.3 (Rinnovo Automatico), art. 10.2 (Durata, Recesso e Risoluzione), art. 14 (Limitazione di Responsabilità), art. 18 (Modifiche al Servizio e ai Termini) e art. 19.2 (Foro Competente).

Tale approvazione specifica viene richiesta al Cliente al momento dell'inserimento dei dati di fatturazione come azienda o libero professionista (area profilo, sezione Dati di fatturazione), tramite un'apposita dichiarazione che elenca le clausole sopra indicate: senza questa approvazione non è possibile salvare dati di fatturazione aziendali né, di conseguenza, acquistare il servizio come Cliente Aziendale. L'approvazione viene registrata con data, IP e user agent al pari degli altri consensi legali.

21. Accettazione

L'Utente dichiara di aver letto e accettato integralmente i presenti Termini e Condizioni mediante la creazione dell'account, la sottoscrizione del servizio e/o l'utilizzo dello stesso.